Privacy Policy / Datenschutzerklärung

English

Privacy Policy

Last updated: 27 September 2026

1. Who is responsible

CellNotes and cellnotes.app are operated by Andrey Ivanov, a sole proprietor trading as Cell Notes, Goethestraße 39, 55118 Mainz, Germany. He is the controller for the personal data processed in operating the website and CellNotes online services.

For privacy questions or requests, email info@cellnotes.app. Telephone: +49 176 61873782.

This notice covers the CellNotes app, our website, AI services, subscriptions, newsletter, and support. Apple also processes data under its own terms and privacy notice when you use your Apple Account, iCloud, the App Store, or Apple system features.

2. Your notes and iCloud

CellNotes stores notes and their organization on your device. When iCloud synchronization is available for your Apple Account, the app uses Apple's CloudKit service to synchronize content across your devices. Shared content is available to the people you choose to collaborate with. They may be able to retain copies of content they have received even after you stop sharing it.

This content can include note titles and bodies, attachments, lists, boards, tags, properties, tasks, dates, and reminders. We do not operate an additional central notes database on our own servers or routinely access your private iCloud notes. Content reaches our AI or support services when you use those features as described below.

Processing necessary to provide the app functions you request is based on Article 6(1)(b) GDPR. Apple also processes information for its own account, cloud, and platform services. Its privacy notice is available at https://www.apple.com/legal/privacy/.

iCloud synchronization is not an independent, historical backup. Deletion or other changes can synchronize across devices. Protection provided by Apple depends on its services and your device and account settings; we do not promise that every CellNotes data field has end-to-end encryption.

3. Optional AI, dictation, and voice

Online AI features are intended only for people aged 16 or over. Ordinary note-taking does not require online AI. Before the app sends online-AI content or starts an in-app purchase of a plan that includes AI, it shows a short disclosure naming Cloudflare and OpenAI and links to these Terms and this Privacy Policy. If you choose “Agree and continue”, the app records the current Terms version and the date/time of agreement only on that device. This local record avoids repeat prompts; it is not sent to a CellNotes account or server, and a new device or a changed Terms version asks again. Where Apple's regional age-assurance service says an in-app check is required, the app asks Apple's Declared Age Range service for the minimum age information needed to apply the local rule. We use that result only to decide whether online AI may be enabled for the current app run; we do not request, store, or send your date of birth. Where no regional check is required, the app sends our AI service only a non-age marker that age assurance is not required; it does not send an age range.

When you send an AI request, CellNotes sends your prompt, relevant conversation history, and note context permitted by the conversation's access settings through our Cloudflare service to OpenAI. Context can include note text and organizational information. A wider allowed scope can make more notes available to that conversation. Content already used by a conversation may remain part of its history or stored context even if you reduce its access to additional notes. The chat history shown in the app is stored locally on your device. Separately, our service can keep remote conversation and note-search context with Cloudflare and OpenAI so that a conversation can continue; its retention is described in section 8. Delete the conversation to request removal of its stored remote context.

Online dictation sends the recording you choose to make to OpenAI for transcription. Before one-shot dictation is transcribed, CellNotes encrypts a retry copy on your device using a device-only key. The copy is excluded from backup and deleted after the transcript is safely inserted. If transcription or insertion cannot finish, you can retry or delete it for up to seven days; expiry cleanup occurs when the app next runs or accesses the retry store. It is not placed in iCloud or retained by Cloudflare. Live voice and Smart Dictation send microphone audio during the active session but do not keep a raw-audio retry copy. Raw audio is not part of the app's chat history. Transcripts and replies may be saved in the app's conversation history. Microphone access requires your device's permission.

Where supported, offline dictation uses Apple's on-device speech model. That offline path does not send the recording to our service, OpenAI, or Apple's servers for transcription.

To give the same person one subscription and AI allowance across Apple devices, CellNotes asks Apple for a short-lived, single-use CloudKit authentication token for the current iCloud account. Our Cloudflare service sends that token to Apple's fixed CloudKit endpoint to verify the account and derive a pseudonymous customer identifier. The raw Apple account identifier and authentication token are not stored or logged by our service. A working iCloud account is therefore required to start a new online-AI session; ordinary note-taking does not require online AI.

We also process that pseudonymous customer identifier, an installation identifier, request and session identifiers, app/platform information, security attestations, and usage records such as credits consumed, request status, and processing cost. These support authentication, subscription access, usage limits, security, and troubleshooting. The identifier is not your Apple Account password or payment-card number.

The legal basis for providing the AI service you request is Article 6(1)(b) GDPR. Necessary security and abuse prevention are based on Article 6(1)(f) GDPR: our legitimate interest in protecting the service and its users. Online AI is not offered for processing medical records or other special categories of personal data. Do not submit such information, personal data about children, passwords, payment-card details, or information you are not entitled to share.

OpenAI's published API policy provides that API data is not used for model training by default. API content may nevertheless be retained for operation and abuse monitoring. This is separate from the storage needed to continue a conversation; using AI is not a promise of zero retention. Provider information: https://developers.openai.com/api/docs/guides/your-data.

4. App Store purchases and subscriptions

Apple handles App Store payment and Apple Account information. We use RevenueCat to retrieve purchase and subscription status and enable the features you purchased. RevenueCat receives a pseudonymous app customer identifier, transaction/subscription information, and technical information needed to operate its service. Our backend also records subscription entitlement and AI usage information. We do not receive your full payment-card details from Apple.

The legal bases are Article 6(1)(b) GDPR for supplying purchased services, Article 6(1)(c) GDPR for legally required accounting records, and Article 6(1)(f) GDPR for preventing fraud and resolving transaction errors. Provider information: https://www.revenuecat.com/dpa.

5. Support and correspondence

When you contact us, we process your message, any email address or other details you provide, and the correspondence needed to handle the request. In-app reports include app version/build, platform, operating-system version, and locale. A screenshot is optional and may contain information visible on your screen; check it before sending.

If iCloud sync reaches a non-temporary failure after CellNotes has exhausted its automatic recovery path, the app sends a limited technical incident to the private support service. It contains the failure category, sync and safety counts, storage-model generation, app version/build, platform, operating-system version, and locale. It does not contain note or list identifiers, titles, note text, tags, property values, Apple Account identifiers, or raw error messages. Failed delivery is kept in a bounded on-device queue and retried. These automatic incidents are not sent to AI or Codex for automated review.

Support cases and attachments are stored in a private Cloudflare support service. Support email is handled through Google Workspace. If you enable AI-assisted review for an in-app report, its message, diagnostics, and included screenshot are sent to OpenAI to help categorize, summarize, and investigate the issue. You can send an in-app report with that review switched off. Codex support review is not enabled while we complete its separate customer-data terms review. A person remains responsible for customer-facing replies.

Support email text may be processed automatically to organize and investigate the request, as explained on our support entry page. Email attachments are excluded from automated content review by default. You can object to automated review. To obtain help without it, submit an in-app report with automated review switched off, or contact support@cellnotes.app and state that you do not want automated review. A parent or guardian should make support requests for younger users and leave automated review off.

Handling contractual or pre-contractual requests is based on Article 6(1)(b) GDPR. Other correspondence, the organization of support email, and the limited automatic sync incidents are based on Article 6(1)(f) GDPR: our legitimate interest in responding efficiently, investigating faults, and maintaining reliable sync. Optional in-app automated review and optional screenshots are based on your consent under Article 6(1)(a) GDPR. You may withdraw that consent at any time for future processing by contacting us. Automated support organization does not make decisions that determine your legal rights or similarly significantly affect you.

6. Website and newsletter

Our website is hosted using Framer. Website delivery and security involve technical request information, which can include IP address, browser/device information, requested pages, and timestamps. Framer also provides built-in website statistics. Framer describes its standard analytics as cookie-free. We have not integrated Google Analytics or advertising pixels into the site.

The legal basis for necessary website delivery, security, and limited site-operation statistics is Article 6(1)(f) GDPR: our legitimate interest in running a reliable website. Provider information: https://www.framer.com/legal/data-processing-addendum and https://www.framer.com/help/articles/how-framer-s-built-in-analytics-work/.

If you subscribe to our newsletter, we use Loops (Astrodon Corporation) to manage your email address, subscription preferences, confirmation/unsubscribe status, and email delivery information. The CellNotes website subscription flow uses email confirmation (double opt-in): marketing email is sent only after you confirm the address. Individual open and click tracking is disabled. The newsletter contains CellNotes news and tips. Subscription is voluntary and based on consent under Article 6(1)(a) GDPR. You can withdraw consent using the unsubscribe link or by contacting us; this does not affect ordinary use of CellNotes. We may retain limited consent and suppression records under Article 6(1)(f) GDPR to demonstrate lawful sending and respect your unsubscribe choice. Provider information: https://loops.so/dpa.

If we introduce optional cookies or additional tracking that requires consent, it will be explained and consent will be requested before it is activated. External sites you choose to visit, including Apple and community sites, have their own privacy notices.

7. Recipients and international processing

We use Apple, Cloudflare, OpenAI, RevenueCat, Framer, Google Workspace, and Loops for the purposes above. Providers acting on our behalf are subject to data-processing terms and may use their own subprocessors. Apple and other providers may also process certain information independently for their own account, platform, security, billing, or legal purposes.

Some processing takes place outside the European Economic Area, including in the United States. Applicable provider agreements use transfer mechanisms such as the European Commission's Standard Contractual Clauses or an applicable adequacy decision. You can contact us for information about the safeguards that apply to a particular transfer. We do not promise EU-only storage.

Information may also be disclosed to professional advisers or authorities where necessary to meet legal duties or establish, exercise, or defend legal claims. We do not sell personal information or share it for cross-context advertising.

8. How long information is kept

  • Device and iCloud content remains under your control until you delete it, subject to Trash, synchronization, shared copies, and Apple's own retention/recovery behavior. Removing the app alone does not necessarily remove iCloud content.

  • Local AI conversation history remains on your device until you delete it. Separately, remote conversation and note-search context that our service maintains with Cloudflare and OpenAI to continue a normal conversation is scheduled for cleanup no later than 90 days after the last user prompt. A pinned conversation retains its remote context while pinned; after unpinning, a grace period of at least 14 days applies. Pinned context for a customer with no active entitlement is also scheduled for expiry after 24 months without activity. Deleting a conversation requests remote cleanup. Network failures, retries, and provider deletion processes can delay completion.

  • Before one-shot dictation is transcribed, an encrypted retry copy is kept only on the device and excluded from backup. It is deleted after the transcript is safely inserted, when you delete it, or after its fixed seven-day retry period when the app next runs or accesses the store. It is not placed in iCloud or retained by Cloudflare. Live voice and Smart Dictation do not keep a raw-audio retry copy.

  • OpenAI may separately retain API data for operation and abuse monitoring, normally for up to 30 days, and certain feature state until deleted, subject to its documented exceptions and legal obligations. This OpenAI retention is independent of the remote context our service keeps to continue a CellNotes conversation. Retention in Codex development tools depends on the applicable service and account controls.

  • Support screenshots and other attachments in our support object storage expire after 30 days. The private SupportHub working copy of a case, its messages, and its audit records is deleted 24 months after its last activity. Ordinary support-email threads are moved to Gmail Trash after one year. Threads labelled for Finance, Legal, or Security — including invoices, cancellations or refunds, disputes, and security incidents — are kept for the applicable purpose or statutory retention period. This does not delete your own email copy.

  • AI usage and transcription-request records are scheduled for deletion after 400 days. Completed real-time session records are scheduled for deletion after 90 days. After 24 months without activity and without an active entitlement, we remove the stored RevenueCat customer reference and entitlement fields. We retain a minimal pseudonymous App Attest security binding where necessary to protect the service against replay and abuse; App Attest audit events are scheduled for cleanup after 30 days.

  • Newsletter contact information is kept while you subscribe. Limited consent and suppression evidence may remain afterwards for legal evidence and to prevent further unwanted messages.

Where a statutory retention duty or an ongoing dispute requires longer storage, the relevant data is retained for that purpose and deleted when the requirement ends. You can request deletion; we will explain any data that must be retained and why.

9. Your choices and rights

Where the GDPR applies, you may request access, correction, erasure, restriction, and data portability, subject to the legal conditions for each right. You can withdraw consent at any time without affecting the lawfulness of earlier processing. You can object, on grounds relating to your particular situation, to processing based on legitimate interests; you can object to direct marketing at any time.

Send requests to info@cellnotes.app. We normally respond within one month; complex requests may require a lawful extension, which we will explain. We may request proportionate information to verify your identity or identify pseudonymous service records. Please do not send a password or identity-document copy unless specifically necessary and requested. Because private device/iCloud content is not held in our own notes database, some actions must be performed in the app or through Apple.

You may complain to a competent data-protection authority, including the Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz, https://www.datenschutz.rlp.de/, or the authority where you live or work.

We do not use your data for automated decisions producing legal or similarly significant effects. AI replies and support triage do not determine your eligibility for legal rights.

10. Children, security, and changes

CellNotes is a general-purpose notes app and is not designed as a children's service. Online AI is currently unavailable to people under 16. If you believe a child has submitted personal data to our online services, contact us so we can investigate and arrange appropriate removal.

We use access restrictions, private storage, and secure connections to protect information. No service can guarantee absolute security. Avoid sending information beyond what the feature or support request needs.

We will update this notice when our processing changes and give appropriate notice of material changes. A privacy-notice update does not itself obtain consent for a new purpose.

Deutsch

Datenschutzerklärung

Stand: 27. September 2026

1. Verantwortlicher

CellNotes und cellnotes.app werden von Andrey Ivanov als Einzelunternehmer unter der Geschäftsbezeichnung Cell Notes betrieben: Goethestraße 39, 55118 Mainz, Deutschland. Er ist für die Verarbeitung personenbezogener Daten beim Betrieb der Website und der CellNotes-Onlinedienste verantwortlich.

Datenschutzanfragen richten Sie bitte an info@cellnotes.app. Telefon: +49 176 61873782.

Diese Erklärung betrifft die App, Website, KI-Dienste, Abonnements, Newsletter und den Support. Apple verarbeitet Daten außerdem nach eigenen Bedingungen und Datenschutzhinweisen, wenn Sie Ihren Apple Account, iCloud, den App Store oder Apple-Systemfunktionen verwenden.

2. Notizen und iCloud

CellNotes speichert Ihre Notizen und deren Organisation auf Ihrem Gerät. Bei verfügbarer iCloud-Synchronisierung nutzt die App Apples CloudKit-Dienst, um Inhalte zwischen Ihren Geräten abzugleichen. Freigegebene Inhalte sind für die von Ihnen ausgewählten Personen zugänglich. Diese können bereits erhaltene Inhalte gegebenenfalls auch nach Beendigung der Freigabe als Kopie behalten.

Zu den Inhalten gehören beispielsweise Titel und Texte, Anhänge, Listen, Boards, Tags, Eigenschaften, Aufgaben, Termine und Erinnerungen. Wir betreiben keine zusätzliche zentrale Notizdatenbank auf eigenen Servern und greifen nicht routinemäßig auf Ihre privaten iCloud-Notizen zu. Inhalte gelangen an unsere KI- oder Supportdienste, wenn Sie diese Funktionen wie nachfolgend beschrieben nutzen.

Soweit die Verarbeitung zur Bereitstellung der von Ihnen angeforderten App-Funktionen erforderlich ist, erfolgt sie nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO. Apple verarbeitet Informationen außerdem für eigene Account-, Cloud- und Plattformdienste. Apples Datenschutzhinweise: https://www.apple.com/legal/privacy/.

Die iCloud-Synchronisierung ist keine unabhängige Sicherung früherer Datenstände. Löschungen und andere Änderungen können auf weitere Geräte übertragen werden. Apples Schutzmaßnahmen hängen auch von Ihren Geräte- und Account-Einstellungen ab; wir versprechen keine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung sämtlicher CellNotes-Datenfelder.

3. Freiwillige KI-, Diktier- und Sprachfunktionen

Online-KI-Funktionen richten sich nur an Personen ab 16 Jahren. Für die gewöhnliche Notiznutzung ist Online-KI nicht erforderlich. Bevor die App Online-KI-Inhalte übermittelt oder einen In-App-Kauf eines Tarifs mit KI startet, zeigt sie einen kurzen Hinweis mit Cloudflare und OpenAI sowie Links zu diesen Bedingungen und dieser Datenschutzerklärung. Bei „Zustimmen und fortfahren“ speichert die App die aktuelle Versionsnummer der Bedingungen und Zeitpunkt der Zustimmung nur auf diesem Gerät. Dieser lokale Nachweis verhindert wiederholte Hinweise; er wird nicht an ein CellNotes-Konto oder einen Server übermittelt. Auf einem neuen Gerät oder bei einer neuen Fassung der Bedingungen wird erneut gefragt. Soweit Apples regionaler Altersabsicherungsdienst angibt, dass eine In-App-Prüfung erforderlich ist, fragt die App über Apples Dienst „Declared Age Range“ nur die zur Anwendung der lokalen Regel nötige Altersinformation ab. Wir verwenden das Ergebnis nur, um Online-KI für den aktuellen App-Lauf freizugeben; wir fragen weder Ihr Geburtsdatum ab noch speichern oder übermitteln wir es. Ist keine regionale Prüfung erforderlich, übermittelt die App unserem KI-Dienst nur einen nicht altersbezogenen Hinweis, dass keine Altersabsicherung erforderlich ist; eine Altersgruppe wird nicht übermittelt.

Bei einer KI-Anfrage sendet CellNotes Ihre Eingabe, relevante Gesprächsinhalte und den nach den Zugriffseinstellungen des Gesprächs zulässigen Notizkontext über unseren Cloudflare-Dienst an OpenAI. Zum Kontext können Notiztexte und organisatorische Informationen gehören. Ein größerer erlaubter Bereich kann einem Gespräch mehr Notizen zugänglich machen. Bereits verwendete Inhalte können Teil der Gesprächshistorie oder des gespeicherten Kontexts bleiben, wenn Sie den Zugriff auf zusätzliche Notizen einschränken. Die in der App angezeigte Gesprächshistorie wird lokal auf Ihrem Gerät gespeichert. Davon getrennt kann unser Dienst bei Cloudflare und OpenAI Fernkontext für Gespräche und die Notizsuche vorhalten, damit ein Gespräch fortgesetzt werden kann; die Speicherdauer ist in Abschnitt 8 beschrieben. Durch Löschen des Gesprächs fordern Sie die Entfernung seines gespeicherten Fernkontexts an.

Beim Online-Diktieren wird Ihre gewählte Aufnahme zur Transkription an OpenAI gesendet. Vor der Transkription eines einzelnen Diktats verschlüsselt CellNotes eine Kopie für Wiederholungsversuche auf Ihrem Gerät mit einem nur für dieses Gerät vorgesehenen Schlüssel. Die Kopie wird von Backups ausgeschlossen und gelöscht, sobald das Transkript sicher eingefügt wurde. Kann die Transkription oder das Einfügen nicht abgeschlossen werden, können Sie die Aufnahme bis zu sieben Tage lang erneut versuchen oder löschen; abgelaufene Aufnahmen werden bereinigt, wenn die App das nächste Mal gestartet wird oder auf den Speicher zugreift. Sie wird weder in iCloud abgelegt noch von Cloudflare aufbewahrt. Live-Sprache und Smart Dictation übertragen während der aktiven Sitzung Mikrofonaufnahmen, speichern aber keine Rohaudio-Kopie für Wiederholungsversuche. Rohaudio ist nicht Teil der Gesprächshistorie der App. Transkripte und Antworten können in der Gesprächshistorie der App gespeichert werden. Der Mikrofonzugriff setzt die Berechtigung Ihres Geräts voraus.

Soweit unterstützt, nutzt die Offline-Transkription Apples Sprachmodell auf dem Gerät. Bei diesem Offline-Verfahren wird die Aufnahme zur Transkription weder an unseren Dienst noch an OpenAI oder Apple-Server übertragen.

Damit dieselbe Person auf mehreren Apple-Geräten ein gemeinsames Abonnement und KI-Kontingent nutzen kann, fordert CellNotes von Apple ein kurzlebiges, einmal verwendbares CloudKit-Authentifizierungstoken für den aktuellen iCloud-Account an. Unser Cloudflare-Dienst übermittelt dieses Token an Apples festgelegten CloudKit-Endpunkt, um den Account zu verifizieren und eine pseudonyme Kundenkennung abzuleiten. Die ursprüngliche Apple-Account-Kennung und das Authentifizierungstoken werden von unserem Dienst weder gespeichert noch protokolliert. Für den Start einer neuen Online-KI-Sitzung ist deshalb ein funktionierender iCloud-Account erforderlich; die gewöhnliche Notiznutzung benötigt keine Online-KI.

Wir verarbeiten außerdem diese pseudonyme Kundenkennung, eine Installationskennung, Anfrage- und Sitzungskennungen, App-/Plattforminformationen, Sicherheitsnachweise sowie Nutzungsdaten wie verbrauchte Credits, Anfragestatus und Verarbeitungskosten. Dies dient Authentifizierung, Abonnementfreigabe, Nutzungsgrenzen, Sicherheit und Fehlerbehebung. Die Kennung ist weder Ihr Apple-Account-Passwort noch Ihre Zahlungskartennummer.

Die angeforderte KI-Leistung beruht auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO. Notwendige Sicherheits- und Missbrauchsprävention beruht auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist der Schutz des Dienstes und seiner Nutzer. Online-KI wird nicht zur Verarbeitung von Krankenakten oder anderen besonderen Kategorien personenbezogener Daten angeboten. Übermitteln Sie solche Informationen, personenbezogene Daten von Kindern, Passwörter, Zahlungskartendaten oder Informationen, zu deren Weitergabe Sie nicht berechtigt sind, nicht an Online-KI.

Nach der veröffentlichten API-Richtlinie von OpenAI werden API-Daten standardmäßig nicht zum Modelltraining verwendet. Inhalte können dennoch für den Betrieb und die Missbrauchskontrolle gespeichert werden. Davon zu unterscheiden ist die Speicherung zur Fortsetzung eines Gesprächs. KI-Nutzung bedeutet keine Zusage einer Speicherung von null Tagen. Informationen: https://developers.openai.com/api/docs/guides/your-data.

4. App-Store-Käufe und Abonnements

Apple verarbeitet App-Store-Zahlungen und Apple-Account-Informationen. Über RevenueCat rufen wir Kauf- und Abonnementstatus ab und schalten erworbene Funktionen frei. RevenueCat erhält eine pseudonyme App-Kundenkennung, Transaktions-/Abonnementdaten sowie für den Betrieb erforderliche technische Informationen. Unser Backend speichert zusätzlich Berechtigungs- und KI-Nutzungsinformationen. Ihre vollständigen Zahlungskartendaten erhalten wir nicht von Apple.

Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO für gekaufte Leistungen, Buchst. c für gesetzlich erforderliche Buchführungsunterlagen und Buchst. f für Betrugsprävention und die Aufklärung von Transaktionsfehlern. Informationen: https://www.revenuecat.com/dpa.

5. Support und Korrespondenz

Bei Kontaktaufnahme verarbeiten wir Ihre Nachricht, freiwillig angegebene Kontaktdaten und die zur Bearbeitung erforderliche Korrespondenz. App-Berichte enthalten App-Version/Build, Plattform, Betriebssystemversion und Spracheinstellung. Ein Screenshot ist freiwillig und kann auf Ihrem Bildschirm sichtbare Informationen enthalten; prüfen Sie ihn vor dem Versand.

Wenn die iCloud-Synchronisierung nach Ausschöpfung der automatischen Wiederherstellung einen nicht nur vorübergehenden Fehler erreicht, sendet die App einen begrenzten technischen Vorfall an den privaten Supportdienst. Enthalten sind Fehlerkategorie, Synchronisierungs- und Sicherheitszähler, Speichermodell-Generation, App-Version/Build, Plattform, Betriebssystemversion und Spracheinstellung. Nicht enthalten sind Notiz- oder Listenkennungen, Titel, Notiztexte, Tags, Eigenschaftswerte, Apple-Account-Kennungen oder unbearbeitete Fehlermeldungen. Schlägt die Übermittlung fehl, bleibt der Bericht in einer begrenzten Warteschlange auf dem Gerät und wird erneut versucht. Diese automatischen Vorfälle werden nicht zur automatisierten Prüfung an KI oder Codex übermittelt.

Supportfälle und Anhänge werden in einem privaten Cloudflare-Supportdienst gespeichert. Support-E-Mails werden über Google Workspace bearbeitet. Wenn Sie die KI-gestützte Prüfung eines App-Berichts erlauben, werden Nachricht, Diagnosedaten und beigefügter Screenshot zur Einordnung, Zusammenfassung und Untersuchung an OpenAI übermittelt. Sie können einen App-Bericht auch mit ausgeschalteter KI-Prüfung senden. Eine Codex-gestützte Supportprüfung ist nicht aktiviert, solange die gesonderte Prüfung der Bedingungen für Kundendaten nicht abgeschlossen ist. Für Antworten an Kunden bleibt eine Person verantwortlich.

Texte von Support-E-Mails können wie auf unserer Support-Einstiegsseite erläutert automatisch eingeordnet und untersucht werden. E-Mail-Anhänge sind standardmäßig von der automatisierten Inhaltsprüfung ausgeschlossen. Sie können der automatisierten Prüfung widersprechen. Verwenden Sie dafür einen App-Bericht mit ausgeschalteter automatisierter Prüfung oder schreiben Sie an support@cellnotes.app und erklären Sie, dass Sie keine automatisierte Prüfung wünschen. Für jüngere Nutzer sollte ein Elternteil oder Erziehungsberechtigter den Support kontaktieren und die automatisierte Prüfung ausgeschaltet lassen.

Vertragliche und vorvertragliche Anliegen werden nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO bearbeitet. Sonstige Korrespondenz, die Organisation von Support-E-Mails und die begrenzten automatischen Synchronisierungsvorfälle beruhen auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist die effiziente Beantwortung, Fehleruntersuchung und zuverlässige Synchronisierung. Freiwillige automatisierte App-Berichtsprüfung und freiwillige Screenshots beruhen auf Ihrer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO. Diese können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die automatische Supportorganisation trifft keine Entscheidungen, die Ihre rechtlichen Ansprüche bestimmen oder Sie ähnlich erheblich beeinträchtigen.

6. Website und Newsletter

Die Website wird mit Framer gehostet. Bereitstellung und Sicherheit erfordern technische Anfrageinformationen, die IP-Adresse, Browser-/Geräteinformationen, aufgerufene Seiten und Zeitpunkte umfassen können. Framer stellt außerdem integrierte Website-Statistiken bereit und beschreibt seine Standardanalyse als cookie-frei. Google Analytics und Werbepixel sind auf unserer Website nicht integriert.

Notwendige Bereitstellung, Sicherheit und begrenzte Betriebsstatistiken beruhen auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist der zuverlässige Websitebetrieb. Informationen: https://www.framer.com/legal/data-processing-addendum und https://www.framer.com/help/articles/how-framer-s-built-in-analytics-work/.

Wenn Sie den Newsletter abonnieren, verwenden wir Loops (Astrodon Corporation) zur Verwaltung Ihrer E-Mail-Adresse, Abonnementwünsche, Bestätigungs-/Abmeldestatus und Zustellinformationen. Der Anmeldeweg auf der CellNotes-Website verwendet eine E-Mail-Bestätigung (Double-Opt-in): Newsletter-E-Mails werden erst nach Bestätigung der Adresse versandt. Individuelles Öffnungs- und Klicktracking ist deaktiviert. Der Newsletter enthält Neuigkeiten und Tipps zu CellNotes. Das freiwillige Abonnement beruht auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO. Eine Abmeldung ist über den Link in der E-Mail oder durch Kontaktaufnahme möglich und hat keinen Einfluss auf die gewöhnliche App-Nutzung. Begrenzte Einwilligungs- und Sperrnachweise können nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO aufbewahrt werden, um rechtmäßigen Versand nachzuweisen und Ihren Abmeldewunsch zu beachten. Informationen: https://loops.so/dpa.

Sollten wir einwilligungspflichtige optionale Cookies oder zusätzliche Trackingverfahren einführen, werden diese erläutert und erst nach entsprechender Einwilligung aktiviert. Externe Seiten, die Sie aufrufen, etwa Apple- oder Community-Seiten, haben eigene Datenschutzhinweise.

7. Empfänger und internationale Verarbeitung

Für die genannten Zwecke nutzen wir Apple, Cloudflare, OpenAI, RevenueCat, Framer, Google Workspace und Loops. Soweit Anbieter in unserem Auftrag handeln, gelten Auftragsverarbeitungsbedingungen; sie können eigene Unterauftragsverarbeiter einsetzen. Apple und andere Anbieter können bestimmte Informationen außerdem eigenständig für Account-, Plattform-, Sicherheits-, Zahlungs- oder gesetzliche Zwecke verarbeiten.

Verarbeitung kann außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums, insbesondere in den USA, stattfinden. Die einschlägigen Anbietervereinbarungen nutzen Mechanismen wie die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission oder einen anwendbaren Angemessenheitsbeschluss. Informationen über die für eine konkrete Übermittlung geltenden Schutzmaßnahmen erhalten Sie auf Anfrage. Eine ausschließliche Speicherung in der EU wird nicht zugesagt.

Daten können außerdem an Berater oder Behörden weitergegeben werden, soweit dies für gesetzliche Pflichten oder die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist. Wir verkaufen personenbezogene Daten nicht und geben sie nicht für anbieterübergreifende Werbung weiter.

8. Speicherdauer

  • Geräte- und iCloud-Inhalte bleiben bis zur Löschung unter Ihrer Kontrolle, vorbehaltlich Papierkorb, Synchronisierung, bereits geteilter Kopien und Apples eigener Aufbewahrungs-/Wiederherstellungsverfahren. Das Entfernen der App allein löscht iCloud-Inhalte nicht unbedingt.

  • Die lokale KI-Gesprächshistorie bleibt auf Ihrem Gerät bis zur Löschung erhalten. Davon getrennt wird Fernkontext für Gespräche und die Notizsuche, den unser Dienst mit Cloudflare und OpenAI zur Fortsetzung eines normalen Gesprächs vorhält, spätestens 90 Tage nach der letzten Nutzereingabe zur Bereinigung vorgesehen. Angeheftete Gespräche behalten ihren Fernkontext während des Anheftens; nach dem Lösen gilt eine Schonfrist von mindestens 14 Tagen. Angehefteter Kontext eines Kunden ohne aktive Berechtigung wird außerdem nach 24 Monaten ohne Aktivität zum Ablauf vorgesehen. Das Löschen fordert die Fernbereinigung an. Netzwerkfehler, Wiederholungen und Anbieterprozesse können deren Abschluss verzögern.

  • Vor der Transkription eines einzelnen Diktats wird eine verschlüsselte Kopie für Wiederholungsversuche ausschließlich auf dem Gerät gespeichert und von Backups ausgeschlossen. Sie wird gelöscht, sobald das Transkript sicher eingefügt wurde, wenn Sie sie löschen oder nach Ablauf der festen siebentägigen Wiederholungsfrist, sobald die App das nächste Mal gestartet wird oder auf den Speicher zugreift. Sie wird weder in iCloud abgelegt noch von Cloudflare aufbewahrt. Live-Sprache und Smart Dictation speichern keine Rohaudio-Kopie für Wiederholungsversuche.

  • OpenAI kann unabhängig davon API-Daten für Betrieb und Missbrauchskontrolle normalerweise bis zu 30 Tage und bestimmte Funktionsdaten bis zur Löschung behalten, vorbehaltlich dokumentierter Ausnahmen und gesetzlicher Pflichten. Diese OpenAI-Aufbewahrung ist von dem Fernkontext getrennt, den unser Dienst zur Fortsetzung eines CellNotes-Gesprächs vorhält. Für Codex gelten die Aufbewahrungsbedingungen des eingesetzten Dienstes und die Account-Einstellungen.

  • Screenshots und weitere Anhänge in unserem Support-Objektspeicher verfallen nach 30 Tagen. Die private SupportHub-Arbeitskopie eines Falls, seiner Nachrichten und Prüfprotokolle wird 24 Monate nach der letzten Aktivität gelöscht. Gewöhnliche Support-E-Mail-Verläufe werden nach einem Jahr in den Gmail-Papierkorb verschoben. Mit Finance, Legal oder Security gekennzeichnete Verläufe — etwa Rechnungen, Kündigungen oder Erstattungen, Streitfälle und Sicherheitsvorfälle — werden für den jeweiligen Zweck oder die gesetzliche Aufbewahrungsfrist behalten. Ihre eigene E-Mail-Kopie wird dadurch nicht gelöscht.

  • KI-Nutzungs- und Transkriptionsanfragen werden nach 400 Tagen zur Löschung vorgesehen. Abgeschlossene Echtzeit-Sitzungsaufzeichnungen werden nach 90 Tagen zur Löschung vorgesehen. Nach 24 Monaten ohne Aktivität und ohne aktive Berechtigung entfernen wir die gespeicherte RevenueCat-Kundenreferenz und Berechtigungsfelder. Eine minimale pseudonyme App-Attest-Sicherheitsbindung bleibt, soweit sie zum Schutz gegen Replay und Missbrauch erforderlich ist; App-Attest-Prüfereignisse werden nach 30 Tagen zur Löschung vorgesehen.

  • Newsletter-Kontaktdaten bleiben während des Abonnements gespeichert. Begrenzte Einwilligungs- und Sperrnachweise können anschließend für rechtliche Nachweise und die Vermeidung weiterer unerwünschter Nachrichten aufbewahrt werden.

Gesetzliche Aufbewahrungspflichten oder laufende Streitigkeiten können längere Speicherung erfordern. Betroffene Daten werden nach Ende dieses Zwecks gelöscht. Bei einer Löschanfrage erläutern wir gegebenenfalls verbleibende Daten und den Grund ihrer Aufbewahrung.

9. Ihre Rechte

Soweit die DSGVO gilt, bestehen nach ihren jeweiligen Voraussetzungen Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung und Datenübertragbarkeit. Einwilligungen sind jederzeit für die Zukunft widerrufbar; die Rechtmäßigkeit vorheriger Verarbeitung bleibt unberührt. Einer auf berechtigte Interessen gestützten Verarbeitung können Sie aus Gründen Ihrer besonderen Situation widersprechen. Direktwerbung können Sie jederzeit widersprechen.

Anfragen richten Sie an info@cellnotes.app. Die Antwort erfolgt normalerweise innerhalb eines Monats. Bei komplexen Anfragen kann eine gesetzlich zulässige Verlängerung erforderlich sein, die wir erläutern. Zur Identitätsprüfung oder Zuordnung pseudonymer Dienstdaten können angemessene weitere Angaben erforderlich sein. Übermitteln Sie keine Passwörter oder Ausweiskopien, sofern dies nicht ausdrücklich notwendig und angefordert ist. Da private Geräte-/iCloud-Inhalte nicht in einer eigenen Notizdatenbank vorliegen, müssen einzelne Maßnahmen in der App oder über Apple erfolgen.

Sie können sich bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, beispielsweise beim Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz, https://www.datenschutz.rlp.de/, oder bei der Behörde Ihres Wohn- oder Arbeitsorts.

Wir setzen Ihre Daten nicht für automatisierte Entscheidungen mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung ein. KI-Antworten und Supporteinordnung bestimmen nicht Ihre gesetzlichen Ansprüche.

10. Kinder, Sicherheit und Änderungen

CellNotes ist eine allgemeine Notiz-App und kein speziell für Kinder gestalteter Dienst. Online-KI steht Personen unter 16 Jahren derzeit nicht zur Verfügung. Wenn Sie vermuten, dass ein Kind personenbezogene Daten an unsere Onlinedienste übermittelt hat, kontaktieren Sie uns zur Untersuchung und angemessenen Entfernung.

Zugriffsbeschränkungen, private Speicherung und sichere Verbindungen dienen dem Schutz Ihrer Informationen. Absolute Sicherheit kann kein Dienst garantieren. Übermitteln Sie nur Informationen, die für die jeweilige Funktion oder Anfrage benötigt werden.

Bei Änderungen der Verarbeitung wird diese Erklärung aktualisiert; wesentliche Änderungen werden angemessen mitgeteilt. Eine neue Datenschutzerklärung ersetzt keine erforderliche Einwilligung für einen neuen Zweck.